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Boîtes à outils

Numérisation

Telle qu’elle est généralement entendue par les archivistes, la numérisation désigne la conversion de documents papier en représentation codée numériquement dans un but de conservation et/ou de diffusion. A l’image des microfilms précédemment utilisés, le transfert de support permet de préserver le document original. En effet, en offrant une copie de consultation aux chercheurs, on évite des manipulations répétées de documents trop sollicités.

Afin de déterminer quelles archives doivent être numérisées en priorité, il s’agit de fixer des critères. Ces derniers sont généralement les suivants : documents les plus précieux, les plus fragiles, les plus abîmés, les plus demandés, etc. Le but de la numérisation peut également être la valorisation d’un fonds. Il s’agit donc de bien cerner les besoins de chaque projet de numérisation.

Au niveau technique, de nombreux paramètre doivent être considérés, principalement concernant le scan ainsi que les formats de fichiers et de métadonnées requises.

Selon le volume de documents à numériser, les équipements et les ressources disponibles sur place, l’opération peut être effectuée à l’interne ou au contraire confiée à un prestataire externe. Ce choix se basera sur une analyse précise des besoins et des moyens à disposition.

Les étapes de la numérisation proprement dite sont généralement les suivantes : préparation matérielle des documents, numérisation des documents avec une résolution de minimum 300 dpi, contrôle de la quantité et de la qualité, en particulier de la reconnaissance des caractères si elle est requise.

Pour la conservation des données numérisées, deux formats sont recommandés : le TIFF non compressé et le PDF/A pour les documents eux-mêmes et le XML pour les métadonnées. Le document numérisé devenant un document électronique, sa conservation nécessitera aussi un environnement spécifique. Le sujet de l’archivage des documents électroniques sera développé ultérieurement.

Pour la diffusion, il est généralement nécessaire de réduire la taille du fichier numérisé. La plupart des formats de fichiers compressés entraînant une dégradation des fichiers originaux, il est recommandé d’utiliser des formats non compressés pour la conservation à long terme des fichiers maîtres, et des formats compressés pour les copies de diffusion (exemple : jpeg).

Pour en savoir plus

Pôle numérique des Archives cantonales vaudoises

Kost-Ceco fournit des recommandations sur les formats de données en fonction des types de documents