L’accroissement des archives s’opère de deux manières : le versement et l’acquisition. Ces deux modes d’entrée de documents dans les Archives suivent des procédures bien établies.

Le versement désigne l’opération par laquelle les documents passent de l’administration qui les a produits ou reçus, à un service d’Archives. Pour documenter les versements effectués, on remplit un bordereau de versement dont un exemplaire reste dans le service d’origine, tandis qu’un autre accompagne les documents lors de leur transfert aux Archives.

L’acquisition désigne l’opération par laquelle des documents d’origine privée entrent dans un service d’Archives. Qu’elle s’opère par don, dépôt, legs ou achat, elle doit être documentée par une convention ou un contrat. Les Archives cantonales vaudoises mettent à disposition un modèle de convention de dépôt.

Plus ou moins proactives dans ce domaine, les Archives publiques conservent presque toutes des fonds d’archives privées. Pour planifier et encadrer ces acquisitions d’archives privées dans les institutions d’archives publiques, il est recommandé de mettre en place une politique d’acquisition. Celle-ci énonce clairement les lignes de conduite, les critères d’évaluation et les modalités de développement des fonds d’archives et ce en cohérence avec les missions de l’institution. Cela permet de justifier les choix effectués et garantit une certaine transparence vis-à-vis des donateurs potentiels et plus généralement du public.

Une méthode proactive pour identifier, évaluer et sélectionner dans la Société les fonds d’archives privées pertinents en vue de leur éventuelle acquisition a été mise au point: la méthode Minnesota.

Pour en savoir davantage:

Nobs Gregory, une méthode proactive d’acquisition d’archives privées : La méthode Minnesota, in Arbido 1 2013