La mise en place d’un système de gestion électronique des documents relève de la responsabilité du producteur, mais elle doit être accompagnée par l’archiviste, qui s’assure que le système répond aux exigences archivistiques.

L’archiviste veillera à ce que le système permette une gestion par dossier d’affaire, soit la formation et la clôture des dossiers d’affaires; qu’il supporte un plan de classement auquel les dossiers puissent être “accrochés”; et qu’il soit complété par des métadonnées relatives aux durées d’utilité administrative et légales.

Le plan de classement doit être validé par l’archiviste, puis respecté par l’ensemble des collaborateurs, contrôlé et mis à jour régulièrement.

Différents modèles de plans de classement existent: dans les administrations communales, le plus fréquent est celui qui s’inspire du plan comptable. Il est toutefois possible et recommandé de créer un plan basé sur les fonctions, missions ou prestations et activités d’une institution, généralement plus stables dans le temps que l’organisation par service.

Un plan de classement est hiérarchique, composé de positions fixes qui vont du général au particulier. La position fixe la plus précise/basse du plan est une rubrique. Les dossiers sont toujours rattachés à une rubrique et les documents intégrés dans un dossier.

Un dossier concerne une affaire ou une prestation, dont le périmètre est clairement délimité, notamment dans le temps.

Après validation par la direction du service et les Archives, le plan de classement doit être utilisé pour le classement et l’identification des dossiers courants, que leur support soit électroniques et/ou papier.

Si une administration choisit de mettre en place un système de gestion électronique des documents (GED), elle doit faire en sorte que ce système s’appuie sur un plan de classement et une gestion par dossiers. Des recommandations (partie 1 et partie 2) ont été élaborées et validées par les ACV et l’AVA pour accompagner un tel projet.

Un plan de classement, accompagné de métadonnées, peut être créé sur un fichier xls. Un logiciel métier dédié, dénommé archiclass, a été développé par les Archives d’Etat de Neuchâtel. Il permet d’élaborer un tel plan, de le compléter par des métadonnées archivistiques et d’exporter le tout dans un environnement Windows ou GED.