Le groupe de travail description & diffusion (GT description & diffusion) a pour buts de:
- mettre à disposition des communes vaudoises un outil professionnel pour la saisie et la diffusion de leurs inventaires d’archives
- offrir aux administrations et au public un accès unifié aux inventaires d’archives communales, par le biais de la Plateforme vaud archives communales
- créer des échanges entre institutions membres et favoriser les collaborations autour de la normalisation et de la diffusion des inventaires d’archives
Le GT description & diffusion est directement rattaché à l’AVA. Il est soutenu par les Archives Cantonales Vaudoises, qui y sont représentées. Il est ouvert aux membres de l’AVA. La participation aux activités du GT est gratuite. Certaines formations peuvent néanmoins être payantes.
Activités
Le GT description & diffusion organise des séances de discussions et des formations. Dans ce cadre, il publie des petits guides d’aide relatifs à des questions débattues en séance ou présentées en formation.
Il accompagne et offre son soutien aux communes vaudoises et autres institutions romandes utilisatrices d’AtoM, dans leur utilisation du logiciel.
Plateforme vaud archives communales
La plateforme vaud archives communales a pour objectif de mettre en valeur les archives conservées dans les communes vaudoises, qu’elles soient d’origine administrative ou privée. Elle permet d’accéder à des inventaires mis à jour régulièrement par les institutions membres, afin de faciliter les recherches au travers du patrimoine documentaire conservé dans les communes.
Les communes vaudoises membres de l’AVA peuvent devenir utilisatrices de la plateforme, moyennant une finance d’entrée et une cotisation annuelle. Le montant de ces frais est défini par la direction du GT. Il est calculé en fonction du nombre d’habitants de chaque commune et adapté régulièrement.
vaud archives communales est basée sur le logiciel AtoM (Access to Memory). Développé sous la houlette du Comité International des Archives, AtoM respecte les normes internationales de description. C’est un logiciel libre, qui garantit de disposer en permanence de ses données grâce aux possibilités d’exportation offertes.
Le support technique et l’hébergement sont assurés par l’entreprise Docuteam Sàrl. Le centre de calcul qui héberge la plateforme est situé à Oerlikon, chez Cyberlink.