Une bonne politique de gestion des archives inclut une évaluation des documents émis par les services producteurs, qu’il s’agisse d’une administration, d’une organisation ou d’une entreprise. Elle permettra de réduire la masse documentaire de manière quantitative mais aussi qualitative. Opérer des choix facilitera le travail des chercheurs qui n’auront pas à compulser des archives remplies de documents n’ayant aucune utilité à long terme.

L’évaluation requière de définir les documents à conserver pour des raisons légales – ils serviront, le cas échéant, l’institution à se défendre lors de conflits juridiques – ainsi que ceux auxquels on attribue une valeur historique et qui seront conservés de façon permanente. Si les premiers sont aisément identifiables, l’attribution d’une valeur historique est moins aisée, car elle ne doit pas reposer sur des critères subjectifs. Il n’y a pas de méthode idéale, mais la collaboration entre les différents acteurs (archivistes, producteurs, spécialistes externes) assure une plus grande cohérence dans la prise de décisions. Ce travail nécessite une bonne connaissance du fonctionnement général de l’administration concernée ainsi que ses processus de création et de circulation des documents.

A partir de cette analyse, on établira un calendrier de conservation. Il fixe un délai de conservation aux documents (constitués en séries ou en dossiers) en distinguant leur durée légale (ex. pièces comptables) et leur durée d’utilité administrative au terme desquelles ils seront éliminés ou versés aux Archives définitives. Il comprendra aussi les modalités de tri au sein des séries ou des dossiers car ces derniers ne sont souvent pas constitués de documents ayant une valeur historique homogène. Un calendrier de conservation peut être plus ou moins détaillé, l’essentiel est qu’il réponde aux besoins de l’institution. Il peut s’intégrer au plan de classement des Archives s’il est déjà mis en place.

Un bordereau d’élimination doit être rédigé pour chaque élimination. Les documents doivent être éliminés confidentiellement.

Dans le canton de Vaud, la loi sur l’archivage (LArch) oblige les administrations publiques à se doter d’un calendrier de conservation (art. 5). Les Archives cantonales vaudoises ont mis à disposition des communes un modèle de calendrier de conservation ainsi que des conseils sur le tri des archives.

Lire aussi les réflexions du groupe de travail « Evaluation » créé par l’Association suisse des archivistes.