Les archivistes s’engagent à mettre à disposition les documents qu’ils conservent dans le respect de la loi et en assurent l’authenticité et la pérennité. Les instruments de recherche qu’ils rédigent permettent d’accéder aux documents et aux informations qu’ils contiennent.

Guide, catalogue, inventaire, base de données, tous ces instruments permettent à l’usager de naviguer dans les fonds d’archives de l’institution, ou d’un ensemble d’institutions dans le cas des plateformes et portails internet, et ce faisant de trouver les documents utiles à leur recherche. Les inventaires existent sous forme papier, consultables sur place, ou électronique sous forme de fichiers disponibles sur le net ou encore sous la forme de bases de données accessibles par le site internet de l’institution. Des droits d’accès différents peuvent être mis en place pour les différents types d’utilisateurs.

Avant d’opter pour l’une ou l’autre de ces solutions, il faut bien définir les besoins des utilisateurs.
-Le personnel de la commune connaît très bien les dossiers et sait généralement ce qu’il cherche. Un inventaire même sommaire peut être suffisant.
-Un chercheur aura besoin d’une description plus précise pour être sûr de trouver le document dont il a besoin. Une notice d’inventaire peut d’ailleurs peut-être remplacer la consultation de l’original

Dans tous les cas, une solution simple, qui permette une recherche précise et l’intégration des normes de description (ISAD (G)), voire de diffusion (EAD), doit être privilégiée

Exemple de mise en ligne des Inventaires des archives communales vaudoises

La base de données « Panorama », hébergée par les ACV, vous permet d’accéder aux inventaires des archives des communes vaudoises avant 1961.

La plateforme « vaud archives communales » gérée par le Groupe de travail Description & Diffusion fédère les archivistes des communes et vous permet d’accéder à leurs inventaires actualisés.