Toutes les matières, papiers, pellicules, bandes magnétiques, etc. subissent un processus inéluctable d’altération. Les mesures de conservation visent à ralentir autant que possible la dégradation d’un objet et ainsi à préserver l’information qu’il contient.

L’archiviste peut agir en amont en conseillant l’utilisation de supports de qualité pour les documents conservés à long terme et de formats de données certifiées  pour les documents numériques (cf. recommandations de kost-ceco)

Ces mesures de conservation concernent donc en amont le choix du support, et en aval le conditionnement, le stockage et la manipulation des documents.

• Support

Chaque support possède ses propres conditions idéales de conservation. Vous trouverez ci-dessous des conseils sur la conservation du papier. Pour le matériel audio-visuel, les recommandations de Memoriav (Association pour la sauvegarde et la mise en valeur du patrimoine audiovisuel suisse) contiennent les informations utiles pour la bonne conservation
– des photographies
– des documents sonores
– des films
– des documents vidéo

Papier
Les Archives fédérales et cantonales préconisent une utilisation différenciée du papier en fonction de calendriers de conservation établis par les Archives ou, plus simplement, du type de documents produits. Plus un document est conservé longtemps, meilleur devra être la qualité de son papier.

Dans les administrations communales, l’utilisation du papier de très longue conservation est recommandée pour l’impression des:
– Procès-verbaux de Municipalité
– Procès-verbaux du Conseil communal (exemplaire original à relier)
– Préavis, rapports & communications au Conseil communal (exemplaire original à relier)
– Budgets (1 exemplaire de la version que l’on remet au public)
– Rapports de gestion broché (1 exemplaire de la version remise au public)
– Comptes communaux détaillés et reliés
– Conventions
– Contrats
– Règlements (1 exemplaire original)

Par analogie, on prendra des mesures identiques dans le cas des entreprises ou des institutions soucieuses de préserver leur patrimoine, pour ce qui concerne les documents historiques et constitutifs (statuts et règlements, correspondance probatoire). Les procès-verbaux à conserver sont ceux du conseil d’administration et de la direction générale et ceux des assemblées générales.

Des normes internationales garantissent la qualité du papier utilisé de la plus basique à la plus performante :

-DIN 6738, norme allemande certifiée en 1999, garantit une conservation moyenne du papier durant 100 ans. Cette norme peut aussi s’appliquer au papier recyclé et s’ajoute aux labels écologiques (Ange bleu, Nordic Swan, FSC, etc.). Elle n’est toutefois pas jugée suffisante pour la conservation à long terme.

-ISO 9706, une « super norme » qui présente des avantages de permanence, tels que solidité minimale, réserve alcaline, valeur PH maximale et minimale indiquée, etc. Elle est recommandée par les Archives fédérales et cantonales

-ISO 11108 ajoute un critère de durabilité. Le papier est fabriqué avec des fibres uniquement végétales (fibres de coton, de lin et de chanvre). Elle est recommandée pour l’impression des papiers à valeur historique. Le papier ainsi produit se conserve au-delà de 1000 ans sans jaunir ni se fragiliser. Il est donc très supérieur aux papiers industriels en pâte de bois. C’est un peu l’équivalent du papier dit “chiffon” que l’on trouve dans nos archives antérieures à 1850.

Les papiers hors format, papier couché ou papier microporeux, utilisés pour l’impression des plans sur plotter, par exemple, ne se conservent généralement pas au-delà de quelques dizaines d’années. Cependant, il est préférable de choisir un papier microporeux de haute gamme, au grammage important qu’on associera à une encre à pigments.

• Conditionnement

Les matériaux qui rouillent ou se dégradent sont à proscrire d’une démarche de conservation à long terme car leurs composants migrent dans le papier et l’endommage jusqu’à le rendre illisible: agrafes, trombones métalliques, élastiques, autocollants, bandes adhésives, scotch etc.
Enlever dès lors toutes les trombones, agrafes et élastiques …et les remplacer par des trombones en propylène, des rubans de coton non-colorés ou regrouper les documents dans des chemises de papier neutre.
Si le papier collant ne peut pas être enlevé sans causer de dégâts, le laisser et si possible isoler le document des autres.
Eviter les chemises en plastiques et les chemises et enveloppes en papier très acide. L’acidité accélère le processus de dégradation du papier.

Dans la mesure du possible, conditionner les documents dans des chemises et des boîtes de papier de carton non acide, solide et de qualité
Remplir les boîtes complètement, mais sans les bourrer, pour éviter que les documents ne se déforment en s’affaissant dans les boîtes.

• Stockage

La température et l’humidité

La température et l’humidité déterminent la vitesse des réactions chimiques. Plus elles sont élevées plus les réactions sont rapides. Le papier se dégrade beaucoup plus rapidement dans un environnement chaud et les bactéries, moisissures, champignons et insectes ont besoins d’eau et de chaleur pour se développer. Pour éviter le développement de colonies de micro-organismes (destruction de documents, taches, pigmentation…) et d’insectes papivores, il est nécessaire de maintenir la température des dépôts entre 16 et 18°C et une humidité relative entre 50-60%.  (température et humidité varient en fonction du support, voir recommandations Memoriav pour l’audiovisuel)

A l’inverse, si l’air est trop sec (inférieur à 40-45% d’humidité) les matériaux se dessèchent, perdent leur souplesse, deviennent rigides et fragiles, parfois de façon irréversible.

Des fluctuations trop importantes de l’humidité peuvent également entraîner des variations dimensionnelles des documents et ainsi les fragiliser. Il est donc important de garder une température et un taux d’humidité les plus constants possible. Les variations ne devraient pas être supérieures à 1 degré par jour.

Un contrôle sur plusieurs mois de la température et de l’hygrométrie des dépôts permet d’avoir une bonne vision des conditions de stockage des documents et de pouvoir le cas échéant trouver des solutions pour les rectifier (voir Locaux).

Les résultats des mesures peuvent être simplement reportés sur une grille de relevés. Il est également possible d’acquérir des appareils électroniques qui effectuent des mesures automatiques et livrent des rapports.

La lumière

La lumière est une forme d’énergie qui peut déclencher ou accélérer les réactions chimiques de dégradation du papier et de toutes les matières organiques (encres, couleurs). Que la lumière soit naturelle ou artificielle, elle est nuisible à la conservation et les effets de l’une ou de l’autre sont cumulatifs : les encres disparaissent et le papier jaunit. Pour cette raison, le stockage doit se faire dans des locaux qu’il est possible d’obscurcir, les documents doivent être rangés dans des boîtes d’archives et leur exposition à la lumière doit être réduite au strict nécessaire.

La poussière

La poussière est une source importante d’infection. Elle comprend différents composants, comme des particules biologiquement inertes (sables, ciment, bois…), des particules potentiellement actives biologiquement (oeufs d’insectes ou micro-organismes -virus, moisissures, bactéries) qui sont souvent véhiculés par les particules inertes sur lesquelles elles se fixent. Il est recommandé d’aspirer régulièrement (une à deux fois l’an) les locaux et dépoussiérer délicatement les documents avant de les entreposer.

• Manipulation

Les archives sont conservées pour être consultées. Cependant, l’unicité et la valeur historique des documents d’archives requiert une manipulation prudente de la part des archivistes, qui les inventorient et les conditionnent, et de la part des lecteurs qui les consultent.

Dans la mesure du possible éviter les trop gros chocs thermiques entre les dépôts et les salles de tri et de lecture. Les documents devraient idéalement être acclimaté de + / – 1 degré par jour.

Des précautions visant à éviter de trop grandes sollicitations mécaniques (plier, ouvrir avec force) qui pourraient endommager le papier et/ou la reliure sont recommandées, comme par exemple la mise à disposition de supports en propylènes pour soulager les reliures.

Pour les photographies, négatifs et les bandes magnétiques, le port de gants de coton est recommandé pour éviter que l’acidité et la graisse de la peau n’accélèrent le processus de dégradation chimique du support lors du traitement des documents et leur consultation.

En salle de lecture, prohibez toute nourriture et boissons pour éviter des dommages malheureux et irréversibles aux documents.

Dans certains cas, une consultation des documents sur microfilms ou sur écran (si on les a numérisés) peut-être une bonne alternative à la consultation des originaux (voir numérisation) pour éviter à ceux-ci l’exposition à la lumière, de grandes variations thermiques et des sollicitations mécanique.

Pour en savoir plus :

Andrea Giovannini, De Tutela Librorum, La conservation des livres et des documents d’archives. Die Erhaltung von Büchern und Archivalien. Baden: Hier und jetzt 2010. 4^e édition revue et corrigée